Si të bëni takime më gjithëpërfshirëse në “Zoom”

Dolly Chugh, një psikologe e cila ka fituar çmime të ndryshme si një eksperte në gjykimet e pavetëdijshme dhe sjelljen joetike të njerëzve, ka folur në TED( Technolog, Entertainment, Design), një grup global konferencash krijuar nga Fondacioni jo-fitimprurës privat “Sapling Foundation”, nën parullën ” ide që vlejnë të shpërndahen” për “Zoom” dhe gjithëpërfshirjen që ky aplikacion kërkon.

Ajo thotë se takimet në “Zoom” ka të ngjarë të përcaktohen në modele si këto:

Kush flet i pari mund të vendosë drejtimin e bisedës.

Sa më i madh të jetë grupi, aq më pak kuptimplotë është biseda dhe më pak ka të ngjarë që të bëjmë diskutime më kuptimplota.

Informacioni kryesor ka më pak të ngjarë të ndahet kur dihet tashmë nga të tjerët dhe informacioni më pak i rëndësishëm ka tendencë të mos merret shumë parasysh.

Çfarëdo që të kemi bërë në takimin e fundit, ka të ngjarë ta bëjmë përsëri në takimin e ardhshëm.

Rezultati është i parashikueshëm: Një takim jo shumë produktiv dhe jo gjithëpërfshirës!

“Besoj se mund të bëjmë më mirë se kaq.” tregon Chugh.

Ajo thotë se pavarësisht nëse jeni duke e zhvilluar takimin ose thjesht po merrni pjesë, ka mënyra për ta bërë atë më të mirë dhe më gjithëpërfshirës, mënyra që janë më të lehta për tu vënë në zbatim kur takimet bëhen në platforma virtuale.

Këtu janë disa mënyra për t’i bërë takimet tuaja virtuale më të mira dhe më përfshirëse:

Duhet të vendosni një organizim para se të filloni

Takimet në “Zoom” shpesh nuk janë produktive sepse nuk janë të organizuara mirë. Mund të ketë njerëz që presin të jenë pjesë e një tjetër takimi dhe kanë tendencën të nxitojnë. Duhet dhe të vendoset se kush do e drejtojë takimin që dhe të ketë një rrjedhë.

Sillni më shumë perspektiva

Pse të flasim për klientët, kur mund të kesh një “Zoom” me klientin në takim? Është më mirë të kesh mendimet e personave në fjalë kur mund të jetë personi vetë aty dhe të japë mendimin e tij.

Duhet të përfitojmë nga ky format për të qenë më afër personave pa qenë nevoja të përmendim kilometrat larg.

Vendosni emrat dhe bëni të dukshme fytyrën

Në shumë platforma në internet, të tilla si “Zoom”, emri i secilit pjesëmarrës është i dukshëm. Kjo krijon një mundësi më të mirë për të mësuar emrat e njerëzve nëse jeni duke takuar për herë të parë dhe për tu mbajtur mend nga të tjerët. Gjithashtu duhet të mundoheni të paraqiteni sa më mirë.

Sqaroni pseudonimet

Platformat si “Zoom” lejojnë pjesëmarrësin të redaktojë emrin e tyre siç shfaqet në ekran. Prandaj është e rëndësishme të sqarojmë nëse emri që kemi vendosur është emri i vërtetë apo pseudonim.

Mësoni si të shqiptoni emrat e njerëzve

Është e rëndësishme të mundoheni të shqiptoni si duhet emrat e personave që flisni. Nëse nuk e bëni këtë gjë, atëherë personi në fjalë do të korrigjoje dhe gjithë vëmendja do të largohet nga arsyeja e vërtetë që jeni mbledhur.

Nxirrni më shumë ide menjëherë

Në një takim virtual, ju mund të nxirrni shumë mendime njëkohësisht duke bërë një pyetje të cilës njerëzit mund t’i përgjigjen në funksionin e bisedës. Pastaj, moderatori mund t’i thërrasë njerëzit për të diskutuar.

Mbani në mend se shumë njerëz e kanë të vështirë të përpunojnë të dy inputet dëgjimore dhe ato të tekstit në të njëjtën kohë, kështu që është ideale të lejoni kohë që njerëzit të shkruajnë përgjigjet e tyre.

Bëni të disponueshme regjistrimet dhe transkriptimet

Merrni parasysh regjistrimin si një mënyrë për të mbështetur ata që do të përfitonin nga dëgjimi në një kohë tjetër ose me mundësinë e pauzës. Për shembull, njerëzit që duhet të kujdesen për fëmijët apo mund ta kenë të nevojshme të bëjnë punë të tjera përnjëherë duhet të kenë dhe një regjistrues për të ditur çdo gjë që është diskutuar.

Ushtrohuni

Përdorni takime virtuale për të mprehur aftësitë tuaja joverbale të leximit. Në takimet virtuale. Fjalët janë vetëm një copë e asaj që ne komunikojmë. Në botën reale, nuk është e sjellshme të vështrosh njerëzit ndërsa përpiqesh të lexosh reagimet e tyre. Në botën virtuale, kjo është e mundur.

Dërgoji dikujt një bisedë private dhe shikoje se si e lexon. Tregoni një shaka dhe shikoni se si reagojnë njerëzit. Dëgjoni një argument dhe shikoni njerëzit duke debatuar. E rëndësishme: Jini kuriozë, jo mërzitës në vështrimin tuaj.

Mundohuni të tregoni se dini çdo gjë për teknologjinë

Duhet të mundohemi të jemi gjithmonë në hapat e teknologjisë por nëse kjo nuk ndodh për një arsye a një tjetër, është mirë të fshehësh faktin se nuk je i informuar rreth teknologjisë. Nëse e shfaqni këtë mangësi, personat përballë do të ndihen të pasigurt dhe mund të krijohet një situatë e pakëndshme.

Kontrolloni dhe mbështesni të tjerët

Ju kurrë nuk keni pasur më shumë liri për të thënë “Le të kemi një përfundim” se sa në 2020. Më shumë se kurrë, të gjithë po mësojmë më shumë gjëra për njëri-tjetrin dhe kjo bëhet duke pyetur njerëzit se çfarë sfidash po kalojnë dhe duke ju treguar mbështetjen tuaj.

Pa dyshim, shumë gjëra kanë humbur në këtë botë të re virtuale dhe është e rëndësishme të dimë se ku jemi dhe çfarë është mirë të mësojmë.

Ka mënyra për të nxitur përfshirjen në një mbledhje virtuale dhe takimet më gjithëpërfshirëse janë takimet më të mira.

 TED-“Si”